Изменения в работе с электронными подписями с 2022 года

Регламент использования электронных подписей (ЭП) часто подвергается изменениям и коррективам. В текущем году данный процесс перейдет на новый порядок работы. Он подразумевает выдачу электронной подписи физическому лицу, которое имеет полномочия представлять интересы юридического лица без доверенности.  Также ЭП может быть присвоена индивидуальному предпринимателю. При этом, если штатный сотрудник действует от лица организации или ИП по доверенности, то он обязан сопровождать любую документацию электронной машиночитаемой доверенностью. На ней в обязательном порядке должна присутствовать подпись руководителя организации или ИП.

Вносимые коррективы в Федеральный закон, регулирующий использования электронных подписей, направлены на квалифицированное использование данного официального ресурса. Так целью вводимых поправок является упорядоченное использование ЭП руководителем или ответственным физическим лицом, которое может действовать от имени организации без использования доверенности. Электронный документооборот для иных сотрудников предполагает подпись документов персонально оформленной электронной подписью при наличии машиночитаемой доверенности. Предполагается, что данный порядок значительно упростит процесс использования ЭП при составлении и оформлении документации в электронном виде.

С начала июля до конца 2021 года аккредитованные удостоверяющие центры предоставляли электронные подписи в соответствии со старыми правилами. Изначально подобные подписи были актуальны исключительно до 01.01.2022 года. Но позже были внесены очередные поправки в Федеральный закон № 443-ФЗ. В соответствии с ними актуальность данных подписей и возможность их законного использования была продлена до 31.12.2022 года.

За АУЦ по-прежнему сохраняется легитимное право на выдачу электронных подписей штатным сотрудникам, действующим на основании доверенности. Такое право распространяется на все аккредитованные центры до 31.12.2022 года.

Получается, что переходный на новый режим период распространяется на весь текущий год с сохранением прежних регламентов функционирования.

Таким образом, до конца 2022 года остается возможность подписывать электронные документы квалифицированной электронной подписью следующим группам лиц:

• руководителю организации или иному физическому лицу, имеющему право представлять интересы юрлица без использования доверенности. Также физическим лицам, имеющим статус индивидуального предпринимателя. При этом ЭП должна быть выдана АУЦ до 01.01.2022 года;
• физическому лицу, не являющемуся руководителем организации и имеющему право действовать исключительно по доверенности (в рамках старого порядка). При этом ЭП должна быть выдана АУЦ до 01.01.2022 года;
• физическому лицу, являющемуся законным представителем индивидуального предпринимателя (на основании старого порядка). В подобных ситуациях допустимо отсутствие машиночитаемой доверенности. Электронная подпись также должна быть выдана АУЦ до 01.01.2022 года.

Период действия квалифицированной электронной подписи ограничивается четким временным промежутком — с 01.01.2022 по 31.12.2022. Дальнейшее оформление новых актуальных электронных подписей станет возможно:

• для руководителей организаций, а также для индивидуальных предпринимателей (включая законных представителей, являющихся доверенными лицами);
• для штатных сотрудников юридического лица, действия которых возможны по доверенности;
• в АУЦ для физических лиц;

Для того чтобы оформить электронную подпись (сертификат) юридическому лицу, нотариусу или предпринимателю, необходимо выполнить определенные действия:

1. Оставить запись частного посещения в местный налоговый орган.
2. Подать персональное заявление на оформление и выдачу ЭП.
3. Пройти процедуру идентификации личности.
4. Предоставить действующий паспорт, СНИЛС и электронный носитель, соответствующий установленным требованиям безопасности и конфиденциальности.

Вероятно, что итогом переходного периода станет принятие решение об использовании в качестве ЭП личной подписи сотрудника. В ней будет содержаться Ф.И.О. лица. При этом информация о представляемой организации будет отсутствовать.

Предполагается, что после окончания переходного периода сотрудники и уполномоченные лица будут подписывать документы организации своими личными подписями. Однако юридическую силу такие подписи будут иметь только при предоставлении машиночитаемой доверенности.

Важно отметить, что порядок представления интересов физического лица от имени организации с использованием ЭП и машиночитаемой доверенности начнут действовать с 01 марта 2022 года.