С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы стали обязательными

С 1 сентября 2026 года вступил в силу Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ, который закрепляет обязательный переход на электронные перевозочные документы (ЭПД). Они оформляются через государственную информационную систему ГИС ЭПД. Система работает в добровольном режиме с 1 сентября 2022 года, теперь её использование становится обязательным.

Новый порядок затрагивает перевозчиков, экспедиторов, грузоотправителей и грузополучателей. Поэтому он важен и для торговых и производственных компаний, которые пользуются услугами доставки грузов.

Какие документы нужно оформлять электронно

Обязательный электронный формат вводится для перевозочных и экспедиторских документов. Среди них:

• транспортные накладные, заказы и заявки при автомобильных перевозках;
• другие виды перевозочных документов, предусмотренные законом, в том числе при железнодорожных и воздушных перевозках;
• экспедиторские документы, перечень которых определён законом и актами Минтранса.

Документы формируются по утверждённым форматам. Случаи, когда допускается бумажное оформление, устанавливаются отдельными приказами Минтранса.

Отдельный вопрос — путевой лист. Электронный путевой лист обязателен лишь в некоторых случаях. В остальных случаях при грузоперевозках путевой лист по-прежнему можно оформлять на бумаге или в электронном виде. Компании следует проверить, подпадают ли её рейсы под обязательное применение.

Как организован обмен документами

Электронные перевозочные документы передаются в ГИС ЭПД. Участники перевозки работают с системой через аккредитованных операторов электронных перевозочных документов, поэтому для начала работы нужно заключить договор с оператором из реестра Минтранса.

Контрагентам необязательно выбирать одного оператора: обмен между разными операторами возможен через роуминг. При выборе оператора следует проверить, включён ли он в реестр Минтранса и поддерживает ли нужные виды документов.

После передачи сведений в ГИС ЭПД формируется QR-код, который водитель может предъявить сотрудникам ГИБДД при проверке на дороге.

Когда допускаются бумажные документы

Исключения зависят от вида документа и обстоятельств перевозки и определяются приказами Минтранса. По имеющимся данным, для экспедиторских документов бумажное оформление предусмотрено, в частности, когда:

• услуги оказываются физическому лицу для личных нужд, не связанных с предпринимательской деятельностью;
• клиент — иностранное юридическое или физическое лицо;
• из-за обстоятельств непреодолимой силы у клиента или экспедитора нет технической возможности оформить документы электронно.

Эти основания нельзя автоматически применять ко всем перевозочным документам: для автомобильных, железнодорожных и авиационных накладных действуют свои правила. Перед применением любого исключения нужно сверить его с действующим приказом Минтранса, поскольку по ряду документов исключения утверждались проектами приказов.

Что означает период без штрафов

По предложению Минтранса президент поддержал нештрафуемый период, который действует до 1 марта 2027 года. В первую очередь это касается дорожного контроля: если при остановке транспортного средства инспектор обнаружит бумажный документ вместо электронного, до этой даты он ограничится устным предупреждением.

Минтранс подчёркивает, что этот период нужен для адаптации бизнеса и не переносит дату вступления требований в силу. Обязанность оформлять ЭПД действует с 1 сентября 2026 года.

Что ещё важно знать

По сообщениям отраслевых изданий, с 1 марта 2027 года начнёт действовать реестр перевозчиков для тяжёлого автотранспорта: с перевозчиками, которых в нём нет, заключать договор будет нельзя (Федеральный закон от 29.12.2025 № 520-ФЗ). Это стоит учитывать при выборе перевозчиков заранее.

Что проверить компании

1. Определить, какие перевозочные операции выполняет компания и какие документы по ним обязательны в электронном виде.
2. Выбрать оператора из реестра Минтранса, подключить нужные сервисы и согласовать с контрагентами порядок обмена и роуминг.
3. Назначить сотрудников, отвечающих за оформление и подписание документов, настроить их полномочия и доступ бухгалтерии к завершённым документам.
4. Выяснить, какие рейсы требуют электронного путевого листа.
5. Заранее проверить полный цикл: оформление, подписание всеми участниками перевозки и передачу сведений в ГИС ЭПД. Лучше сделать это до окончания нештрафуемого периода.