График документооборота в бухгалтерии в 2021 году

Бухгалтерский график документооборота 2021 отражает схему коммуникации между отделами на протяжении жизненного цикла документа: от его возникновения до помещения в архив.

Как составить график документооборота в бухгалтерии 2021?

График документооборота содержит информацию о сроках подачи первичных документов, ответственных лицах и взысканиях за невыполнение графика. Нужно четко прописать кто (должность, возможно, ФИО), когда и кому передает первичные документы (с указанием их наименования), и чьи подписи должны присутствовать.

Если сотрудник не может в установленный срок сдать документ, для этого должна быть уважительная причина. Необоснованное нарушение графика передачи первички можно пресекать дисциплинарными взысканиями (замечания согласно ст. 192 ТК РФ). Для мотивации соблюдения графика документооборота в систему премирования работников можно добавить соответствующий пункт.

Должностные инструкции сотрудников и Положение о премии необходимо привязать к выполнению обязанностей по работе с первичкой и отсутствию замечаний.

Рекомендация

В первичке необходимо отражать все процессы, происходящие в хозяйственной жизни. Перечень и наполнение первичных документов определяется внутри организации.

Задачу по составлению графика документооборота лучше возложить на главного бухгалтера, как самого компетентного в данном вопросе лица. Директор компании должен утвердить готовый график приказом.

Образец приказа об утверждении графика документооборота в бухгалтерии

Составить собственный график документооборота для компании можно, опираясь на  утвержденную Минфином СССР структуру № 105 от 29.07.1983.  Организация может составить свой вариант графика. Образец графика документооборота бухгалтерии представлен ниже.

Образец графика документооборота в бухгалтерии

Кто должен сдать документ в бухгалтерию	Срок сдачи
1. Счета на предоплату
Сотрудники, ответственные за продажи	Не позднее следующего рабочего дня после выставления счета
2. Счета-фактуры, накладные или УПД для покупателей
Сотрудники, ответственные за продажи	Не позднее следующего рабочего дня после выписки документов
3. Счета-фактуры, накладные или УПД от поставщиков
Сотрудники, ответственные за снабжение	Не позднее следующего рабочего дня после получения документов от поставщика
4. Авансовые отчеты
Сотрудники, которым компания вправе выдавать наличные деньги под отчет	Не позднее трех рабочих дней после расходования средств или со дня приезда из командировки
5. Приходные и расходные ордера
Кассир	В день составления
6. Листки нетрудоспособности
Работник	Не позднее следующего рабочего дня после выхода на работу

Необязательно предоставлять полную версию графика каждому сотруднику. Достаточно ознакомить его лишь с теми первичными документами, сроками их подачи и контактными лицами (у кого подписать, кому передать), за которые работник отвечает.

Должностные инструкции

Для понимания важности своевременной подачи первичной документации, эту обязанность стоит включить в должностные инструкции сотрудников. Образцы инструкций для любых должностей можно посмотреть в Системе Главбух. Сотрудники ознакомляются со своими инструкциями под подпись при приеме на работу.

Если должностные инструкции подвергаются корректировке, со всеми изменениями работников также ознакомляют под подпись.