Изменение сроков хранения документов: таблица для специалиста по кадрам, налоговика и бухгалтера

Продолжительность хранения налоговых, бухгалтерских и кадровых документов в ближайшее время изменится. Сколько хранятся различные бумаги в соответствии с новыми законодательными нормами, будет рассмотрено в статье.

Каковы последние изменения

Чиновники приняли решение о пересмотре сроков, в течение которых компаниями должны храниться те или иные документы. В результате организацией РОСАРХИВ был опубликован проект, содержащий информацию о документации по учету, отчетности, налогообложению, кадровым вопросам, а также о новых сроках ее хранения. Последние нововведения для простоты понимания будут рассмотрены в сводной таблице.

Таблица. Измененные сроки хранения бухгалтерской документации

Тип документа	Прежние правила (количество лет)	Новые правила (количество лет)
Декларация по налогам для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей	5	6 и 75 (для бумаг ИП до 2002 г.)
Счета-фактуры	4	5
Акты, постановления, уведомления, заявления, жалобы, составленные по причине возникновения разногласий	5	6
Реестры данных о поступлениях (доходах) граждан	75	5
Подписи лиц, несущих материальную ответственность (образцы)	От 5 (до момента отсутствия необходимости)	5 (после того как произойдет смена лица, несущего материальную ответственность)

Федеральная налоговая служба в процессе составления перечня особое внимание уделила первичной документации. В соответствии с новыми правилами она должна соответствовать последним требованиям ФНС по срокам, месту, времени хранения.

С какого момента начинается отсчет

В качестве начала срока, с которого хранятся документы, принято принимать 1 января года, который следует за периодом, когда они были составлены или приняты к учету. Т. е. если оформление произошло в 2018 годовом периоде, исчисление срока начнется с 1 января 2019 года.

Но стоит принять во внимание 2 исключения из этого правила.

1. Первое. Речь идет о регистрах, необходимых для осуществления вычета по налогу на добавленную стоимость. Это книга покупок/продаж, журналы, посвященные учету счетов-фактур. Начало срока, в течение которого они хранятся, определяется с момента внесения последней записи.
2. Второе. Это бумаги, посредством которых обеспечивается доказательство первоначальной стоимости амортизируемого имущества. Срок их хранения отсчитывается с момента прекращения начисления амортизации в НУ.

Продолжительность хранения тех или иных документов зависит от их типа. Если они будут уничтожены раньше времени, организация рискует столкнуться со штрафными санкциями и доначислениями.

Порядок и правила хранения электронных документов

Первичная документация, относящаяся к бухгалтерскому и налоговому учету, а также декларации и расчетные сведения должны оформляться в электронном формате. Хранить их можно аналогично, печать не является обязательным пунктом. Единственное условие заключается в необходимости подтверждения подобных документов посредством ЭЦП.

Федеральная налоговая служба и иные контролирующие ведомства требуют распечатки документов и проставления в них подписи собственноручно. Только после этого бумаги могут быть переданы на проверку. Чтобы организовать их хранение в электронном формате, стоит воспользоваться Положением письма Минфина СССР №105 от 29 июля 1983 года, а также Правилами приказа Минкультуры №526 от 31 марта 2015 года. Данные нормы следует учитывать до тех пор, пока не будет утвержден федеральный стандарт бухгалтерского учета, регламентирующий требования к документации и документообороту.