Кассовый аппарат для ИП в 2023 году: при каких расчетах он нужен

В 2023 году ККТ обязаны использовать все ИП, кроме ряда исключений, в том числе по № 54-ФЗ. Чтобы понять, нужно ли применять кассовый аппарат, достаточно разобраться в видах деятельности и особенностях расчета в конкретных ситуациях.

Расчет за товары, работу или услуги

При наличных или безналичных расчетах ИП нужно следовать общему порядку использования ККТ. Онлайн-кассы должны использоваться всем предпринимателями, принимающими или выплачивающими деньги за товары, услуги и работы. Правило касается также тех, кто организует либо проводит мероприятия, связанные с азартными играми или лотереями.

Исключения из правил:

• ИП ведет расчеты, освобожденные от использования кассового аппарата, включая предпринимателей, оказывающих определенные услуги, на патенте;
• предприниматель вносит платежи по налогам на профессиональный доход с формированием чеков в системе «Мой налог»;
• единственным видом операций у ИП стали безналичные расчеты с другими предпринимателями или организациями.

ИП без работников, реализующие товары собственного производства, выполняющие работу или оказывающие услуги, должны в 2023 году использовать кассовые аппараты. Исключением будут те, кто ведет расчеты в качестве самозанятых или официально освобождены от задействования ККТ, в том числе патентом.

Сдача помещений в аренду

Предприниматели обязаны использовать кассовые аппараты при сдаче в аренду организациям или другим ИП нежилых помещений. Правило распространяется на безналичные и наличные расчеты.

Когда ККТ не потребуется:

• сдаваемое в аренду помещение относится к категории жилых;
• ИП применяет ПСН, имеет право собственности на помещение и выдает документ с реквизитами, подтверждающий оплату;
• нежилое помещение сдается организации или ИП, а оплата производится безналичным путем, в том числе платежным поручением.

Исключения на 2023 год зафиксированы отдельными пунктами № 54-ФЗ. Также они подтверждены письмами Минфина № 03-01-15: 54613 и 65495.

Продажа имущества

Продавая имущество, ранее задействованное в предпринимательской деятельности, человек действует от лица ИП. Поэтому полученные от реализации средства приравниваются к доходу, как и продажа товаров, работа или услуги. Передача средств за предпринимательское имущество равноценна оплате за другую деятельность ИП.

Предприниматель должен при этом обязательно использовать кассовый аппарат и отбивать чек. Факт того, что продажа имущества не относится к основной деятельности ИП, не имеет значения. Правило зафиксировано в ст. 1 и 5 № 54-ФЗ и установленным приказом Минфина № 86н порядком расчетов предпринимателей.

Прием денег на карту от физлица

Если предприниматель в 2023 году получает от физического лица средства на личную карту за товары, услуги или работу, то все равно должен использовать кассовый аппарат. Хотя счет приема денег будет личным, оплата принимается со стороны ИП. Поэтому обязательно потребуется применение ККТ.

Закупка товаров у физлиц

Применение кассовой техники при закупке товаров у физлица потребуется, если они закупаются с целью последующей перепродажи в любом формате. Стороной сделки может выступать не только обычный покупатель, но и клиент, получающий средства, что зафиксировано в ст. 1.1 и 4.3 из № 54-ФЗ.

Когда требуется применение ККТ:

• закупаются товары для прямой перепродажи, что выступает основным видом деятельности, и это известно заранее;
• приобретаются товары для использования при производстве другой продукции для продажи, например, закупаются овощи для создания замороженных овощных смесей.

Кассовый аппарат не потребуется, если закупаемые товары не предполагается использовать в предпринимательской деятельности. К примеру, они нужны для хозяйственных нужд и не будут проданы. Правило подтверждают письма ФНС и Минфина под номерами АС-4-20/15707 и 03-01-15/77953 соответственно.

Взаимозачет или бартер

Применение ККТ необходимо, если ИП получает за проданные товары, работу или выполненные услуги «встречное представление». Правило закреплено № 192-ФЗ и № 54-ФЗ. При этом неденежный расчет, включая взаимозачет и бартер, ФНС относит к категории «иного встречного предоставления». Он потребует обязательного использования ККТ при взаиморасчетах с физлицами, так как исключений для таких безналичных платежей нет. При этом потребуется при расчете указать соответствующую форму оплаты «встречным предоставлением».

Работая с организациями или ИП, использовать ККТ придется только при оплате наличными или с применением ЭСП. Встречное предоставление в таких случаях в 2023 году освобождается от необходимости формирования чеков, так как установленные варианты платежа не задействуются. Правило зафиксировано № 54-ФЗ, письмами Минфина № 03-01-15/64589 и 58437, а также приказом ФНС АС-4-20/16571.

Сдача металлолома другому ИП

Кассовый аппарат при сдаче металлолома второму ИП должен использовать продавец. № 54-ФЗ обязывает при этом указывать в чеке на «приход» наименование клиента, его ИНН и точную сумму расчета. Реквизит НДС будет иметь значение «не облагается». Покупатель тоже может пробить чек на «расход», указав выплаченную продавцу сумму. Однако он будет налоговым агентом по ст. 161 НК и должен указать «НДС 20/120».

Отпуск льготных лекарств

Когда человек получает лекарства бесплатно, денежного расчета нет. Поэтому пробивать чек не потребуется, что зафиксировано в ст. 1 из № 54-ФЗ. Однако сведения о реализации лекарства в 2023 году потребуется передать в информационную маркировочную систему через специальный регистратор выбытия.

Если физлицо получает препарат по ДМС, то теоретически признак расчета в операции уже присутствует. Оплата страховки становится авансом, а получение бесплатного лекарства – его реализацией. Общее правило обязывает в таких ситуациях использовать кассовый аппарат. Однако клиент передает деньги страховой компании, а не продавцу. Поэтому итоговый расчет происходит безналичным путем между страховщиком и аптекой, что в 2023 году не требует пробития чеков по ст. 2 № 54-ФЗ.

Подтверждение оплаты курортного сбора

Курортный сбор не входит в стоимость проживания и выступает самостоятельным платежом. Поэтому он не относится к реализованным услугам, товарам или работам. Отсутствие связи сбора с доходом ИП исключает необходимость применять кассовый аппарат и пробивать чеки. Правило закреплено письмом ФНС № ЕД-4-20/7551.