Особенности хранения документов

Перечень документов, которые обязательно должны храниться на предприятии, регламентирован действующим законодательством. Субъект хозяйствования может самостоятельно устанавливать на основании внутренних нормативно-правовых актов, какая дополнительная документация должна храниться, порядок и сроки ее хранения. За нарушение порядка хранения документов предусмотрены санкции – к ответственному сотруднику могут быть применены меры дисциплинарного воздействия. Руководитель компании несет административную или другую ответственность.

Юридические лица и ИП утверждают перечень бланков, которые используются в бухгалтерском учете, порядок их заполнения, срок хранения, лиц, ответственных за заполнение и хранение.

Организация бухучета

Информация о деятельности организации накапливается и группируется, в зависимости от ее назначения и пользователей, для которых она предназначена.

Организации используют следующие группы документов:

• управленческого характера – сюда относятся положения об оплате труда, премировании, штатное расписание, коллективные договора и т.д.;
• общехозяйственного назначения – это служебные записки, распоряжения, приказы, другие документы, связанные с ведением производственной деятельности;
• кадрового назначения – к этой группе относятся приказы о назначении на должность, перевод, увольнение, графики отпусков, карточки сотрудников;
• бухгалтерского и налогового назначения – первичная документация, бухгалтерские регистры, отчетность;
• охранного характера – журналы допуска на объект, проведения проверок сигнализации, инструктажа, выдачи спецсредств и др.

В зависимости от специфики деятельности и масштабов бизнеса, утверждается обязательный перечень документов, которые включаются в документооборот предприятия.

Порядок хранения бухгалтерской документации

Каждая форма документа, которая используется для учета, имеет свое назначение и срок, в течение которого должна храниться. Она является подтверждением определенной операции или правомерности действий. Отсутствие бланка, его порча приведет к тому, что законность операции нельзя будет подтвердить, в результате чего к нему могут быть применены санкции.

Устанавливаются сроки актуальности для учетных документов:

• управленческого характера – в период деятельности;
• производственного назначения (специализированные документы) – определяются индивидуально, в зависимости от производственной необходимости;
• связанные с налогообложением – если не установлен специальный срок хранения, то на протяжении 4-х лет;
• бухгалтерская документация – не менее 5-ти лет;
• кадровые документы – период варьируется, в зависимости от типа документов и составляет от года до 75 лет.

Если в ходе проверки контролирующих органов будет выявлено отсутствие документов, к субъекту хозяйствования, его руководителю могут применяться штрафные санкции.

Оформление и утилизация документов

Документы, которые утрачивают свою актуальность, срок обязательного хранения которых прошел, подлежат утилизации.

Для уничтожения документов формируется комиссия, которая фиксирует процедуру утилизации и подписывает акт, в нем обязательно должна быть указана следующая информация:

• реквизиты организации;
• основания уничтожения;
• дата уничтожения;
• перечень документов, подлежащих утилизации;
• период создания документов;
• ФИО и должность участников комиссии.

Если организация ликвидируется, она передает формы о труде и оплате труда в государственный архив для хранения.

Для определения порядка и сроков хранения документов, прежде всего, следует руководствоваться действующим законодательством, только потом внутренними документами. При возникновении сложностей целесообразно обратиться к специалистам, которые помогут организовать документооборот в соответствии с нормативно-правовыми актами и исключат риски штрафов.