Первичные документы компании в соответствии с правилами их оформления

Документооборотом называют порядок составления, утверждения, обработки и занесения в архив набора документации, следуя которой фирма ведет свои дела, бухгалтерский и налоговый учеты. Первичные документы лежат в основе документооборота.

Основные (требуемые обязательно) реквизиты

Согласно закону №402-Ф3, использовать стандартные формы первичной документации, которые утверждены Госкомстатом РФ, не требуется. За руководителем компании сохраняется право утверждения первичных документов. Каждый из них должен включать такие реквизиты:

• название;
• точное число его составления;
• имя субъекта составителя;
• суть факта хозяйственной жизни;
• размер денежного/натурального факта хозяйственной жизни, включая измерительные единицы;
• название должности человека, который совершал сделку, и ответственного за корректное оформление данного мероприятия;
• подписи и их расшифровки всех лиц, причастных к сделке.

При подписании используется как обычная подпись, так и усиленная неквалифицированная электронная. Какую из них выбрать – решают участники документооборота.

Усиленная квалифицированная подпись применяется в следующих случаях:

• выставление счетов-фактур в электронном виде;
• взаимодействие с налоговыми службами, включая предоставление электронной отчетности.

Разрабатывать форму первичных учетных документов – процесс весьма кропотливый и длительный. Кроме того, в специализированных бухгалтерских программах уже заложены их типовые формы. Так что, компания может по собственному желанию согласиться на использование унифицированных форм. Что облегчит процесс оформления.

При таком положении дел лучшим решением будет указать в учетной политике об использовании унифицированных форм в виде первичных документов. В той ситуации, когда фирма решает прибегнуть к стандартизированным формам, а для отдельного аспекта унифицированный бланк не имеется, можно сделать его самостоятельно. Только не забывать обо всех обязательных реквизитах.

Форматы электронных документов

Согласно закону №402-Ф3 обычные и электронные документы равнозначны при наличии у последних заверения цифровой подписью. Если в договоре прописано, то допускается изготовление бумажной копии электронного оригинала, по запросу контрагента.
Имеет место заверение усиленной неквалифицированной электронной подписью или обычной. Какой именно пользоваться решают только участники документооборота, ограничения в выборе нет.

В электронной форме может быть составлена документация для внешней политики, которую будут получать контрагенты, или документы для внутренних операций.

В ситуации направления в налоговые службы по уже имеющимся каналам связи, электронная документация составляется в соответствии с форматами ФНС РФ.

Это дает возможность передавать документы в инспекцию для подтверждения расходов, при этом не придется их распечатывать. Если такой документ был передан хоть однажды по фиксированным каналам связи, то в будущем он запрашиваться налоговой службой не будет.
ФНС России оповестила, что с 01.07.17 приказ ФНС РФ № ММВ-7-15/329 прекратил свое действие. В нем имелась рекомендация использовать форматы стандартизированных форм первичных документов, приведенных в приказе предыдущего года.

Однако, в приказе № ММВ-7-10/551@ имеется аналогичный ТОРГ-12, формат учетного документа, касающийся отправления товаров при торговых операциях в электронном виде. Здесь доступно формирование подписей всех участников и ответственных за данный факт хозяйственной жизни.