Преимущества и недостатки аутсорсинга бухгалтерских услуг

Участие сторонней организации в ведении бухгалтерии предприятия может оказать помощь в минимизации финансовых рисков и затрат. Стоимость такой поддержки зависит от нескольких факторов. Это, как правило, объемы оборотов организации, система обложения налогами, число махинаций с активами и пассивами.

При применении схемы аутсорсинга ответственность за ошибочные сведения и причинение вреда имуществу ложится на плечи специализированной компании. Поэтому при подборе подходящей конторы необходимо учесть несколько факторов. К ним относят рабочий опыт, репутацию, присутствие подтверждающих навыки документов, перечень обеспечиваемых услуг.

Описание ситуации на рынке аутосорсинга

На английском языке аутсорсинг это не слово, а целое словосочетание – «out sourse», что в переводе означает «источник извне». При существующем значении услуга подразумевает передачу правомочий на решение части задач и выполнение доли функций в адрес сторонней организации. Цель подхода – достижение оптимизации основных процессов в бизнесе и обретение возможности концентрации руководства на более важных вещах.

Первые в России компании данного профиля стали появляться в 2000-х годах. В США к тому времени их сервисом пользовалась львиная доля всех коммерческих организаций, как и в Европе. Стремительное развитие подобных контор на отечественном пространстве спровоцировано необходимостью иностранных фирм вести отчетные документы по стандартам международного образца. В итоге многие российские компании прибегли к подобным услугам, считая их удобными и надежными.

Если принять во внимание сведения из статистики, за 2011 год порядка 44% всех организаций аутсорсинга в стране занимались именно бухгалтерией. И этот рост наблюдается постоянно, т. к. в 2014 г. данный показатель прирос на 6%. Самая востребованная ниша – бухучет и налоговые операции (расчеты сумм, сдача электронной отчетности в адрес налоговиков).

Популярность компаний также обусловлена кризисными условиями, сложившимися в стране за последние десятилетия. Риски увеличиваются, налоговые условия ужесточаются, чистая прибыль снижается. При таких обстоятельствах фирмы просто-напросто вынуждены искать проверенных поставщиков услуг бухгалтерского учета. По статистике в качестве основных потребителей таких сервисов выступают торговые предприятия. Именно здесь находится основная доля доходов аутсорсеров – порядка ¼ (25%). Если выражаться в деньгах, то это 1,4 млрд. р.

Самые востребованные услуги заключаются в следующих мероприятиях:

• ведение учетных операций;
• расчет показателей заработной платы;
• подготовка документации.

Почетную вторую строчку занимает нефтяная и нефтегазовая сфера. В денежном эквиваленте – 490 млн. р. Следующий  «клиент» — финансовый сектор, электроэнергетическая промышленность, строительство с оборотами 330,1, 308,2, 234,6 млн. рублей соответственно.

Разновидности бухгалтерского аутсорсинга

Условно может быть выделено четыре базовых направления этого вида деятельности.

1. Консультирование. Самая простая сфера. Обычно в бухгалтерских консультациях нуждаются предприятия, которым требуется проконтролировать рабочий процесс штатных бухгалтеров. Или фирмы, в которых учет сопряжен с определенной спецификой (сделки проводятся с иностранными корпорациями и т. д.). Даже если деятельность в компании ведется легко и лишних вопросов не вызывает, обращение за подобными услугами лишним точно не будет.
2. Выборочный аутсорсинг. Под этим термином принято понимать факт передачи в ведение определенных опций. Например, расчета ЗП, подготовки отчетов, подачи декларации. Остальные функции фирма выполняет в самостоятельном порядке. Цель выборочного аутсорсинга – передача части полномочий и сохранение контроля над операциями, сокращение численности штата, разгрузка рядовых бухгалтеров.
3. Полный аутсорсинг. В этом случае обслуживанием бухгалтерии на 100% занимается сторонняя организация. Поэтому фирма может обойтись без содержания собственного отдела: все функции будут делегированы.
4. Ведение отчетных операций от имени главного бухгалтера. Причем имеется право подписи в основных бумагах. При необходимости компания-клиент может на 100% переложить все права и обязанности на аутсорсера, избавив себя от «бумажной волокиты». Недостаток заключается лишь в одном: контроль над деятельностью специалиста полностью утрачивается. Поэтому прибегать к такой схеме взаимодействия допустимо лишь при наличии взаимного доверия.

Выбор той или иной методики ведения бухгалтерии пребывает в зависимости от специфики работы фирмы и ее финансовых возможностей. Немаловажную роль играет готовность перехода на удаленный сервис.

Преимущества передачи бухгалтерии специалистам

Удаленное обслуживание имеет несколько преимуществ в сравнении с содержанием штата  постоянных сотрудников.

1. Сокращение издержек на финансирование бухгалтерии. Не нужно беспокоиться об организации рабочих мест и их оборудовании мебелью, компьютером, канцелярскими принадлежностями, платить регулярную зарплату и премии, делать взносы в различные бюджеты. Специалист уже имеет на руках все, чтобы приступить к работе. Еще один пункт, в котором прослеживается явная экономия – вписывание услуг в расходы. Средняя экономия, таким образом, составит 25-30%.
2. Гарантированно высокое качество услуг. Так как в организациях, которые специализируются на оказании подобных сервисов, все процессы отработаны и налажены, лишних вопросов у специалистов не возникает. При этом обслуживающая организация предоставляет полноценную поддержку, действуя как бы от лица нескольких специалистов – юриста, налоговика, представителя трудовой инспекции. Профессионал способен моментально реагировать на изменения в законодательной сфере и предотвращать всевозможные рисковые факторы. Бухгалтер, исполняющий трудовые обязанности по найму, как правило, не имеет таких возможностей.
3. Полная ответственность специалиста за результат работы. Это дает клиенту защищенность, которая обеспечивается определенными положениями заключаемого между сторонами договора. Если будет причинен вред, допущены ошибки, утрачены документы, нарушены нормы действующего законодательства, ответственность ложится на плечи компании, которая взяла на себя обязательство по оказанию бухгалтерских услуг.

Традиционно эта же фирма возлагает на себя риски, связанные с возмещением ущерба, уплатой штрафных санкций. В связи с этим она заинтересована в оказании высококачественных услуг. Что касается организаций, принимающих бухгалтеров на работу по найму, они не застрахованы от низкого уровня компетентности сотрудников, а всю ответственность несут сами.

4. Конфиденциальность информации о сторонах. Аутсорсер и клиент – это партнеры по бизнесу. Логично, что их интересы совпадают. Поэтому в соглашении прописывается пункт о сохранении тайны относительно любой информации, полученной в результате исполнения условий договора. Такой подход позволит предотвратить потери и избежать нанесения ущерба клиентским интересам. У наемного сотрудника, в свою очередь, нет прямой заинтересованности в успехе компании, поэтому проблема утечки информации имеет место быть.

Преимущества пользования услугами специализированной фирмы очевидны. Они доказаны примерами из многолетней практики.

Риски и «подводные камни»

При наличии множества положительных аспектов есть несколько рисковых факторов:

• вероятность потери репутации: если аутсорсер окажется неопытным или мошенником, есть вероятность того, что компания-клиент не только не получит качественные услуги, но и окажется «у разбитого корыта»;
• утечка информации: все данные передаются новой бухгалтерской фирме, поэтому вопрос безопасности, связанный с потерей конфиденциальности, стоит весьма остро;
• риск операционного характера – он тоже может быть спровоцирован низким уровнем компетентности специалиста и использования им недостаточно отточенных технологий;
• снижение оперативности реакции: в ряде ситуаций имеется вероятность запоздалого реагирования на трудности, которые возникают в ходе ведения учетных операций;
• риск кадрового характера, ведь сфера использования таких услуг ограничена, а правомерным на сегодняшний день считается исключительно классический аутсорсинг.

Во избежание возникновения подобных рисков следует избрать максимально тщательный подход к выбору организации-аутсорсера, прочитав подробную информацию, отзывы, а в процессе заключения соглашения принять во внимание все нюансы.

Стоимость услуг бухгалтерского аутсорсинга

Формирование ценовой политики в разных компаниях осуществляется по-разному. Наиболее распространенный вариант – определение стоимости, исходя из применяемой системы обложения налогами и числа хозяйственных процессов в рамках отчетного периода. В качестве расчетного отрезка времени принято принимать 1 месяц. На практике действуют следующие правила:

• чем с меньшим количеством документов придется работать специалисту, тем более низкая цена на услуги;
• при упрощенной системе налогообложения стоимость услуг меньше, чем, например, при ОСН;
• цена на сервис может повышаться в связи со специфическими операциями и иными сложностями.

Так, если работа заключается в обслуживании до 10-ти документов в месяц, при УСН стоимость услуг составит порядка 3000 р., а при общей системе – 5000 р. Если число документов до 30 штук, при УСН оплачивается от 6700, при ОСН – от 9000. Самыми дорогостоящими считаются услуги, предполагающие ведение до 200 документов в месяц. При УСН их стоимость составит от 23000 р., при ОСН – в районе 32000 р.

Некоторые организации признают оптимальной методику расчета, при которой во внимание принимается не система обложения налогами, а обороты. В этом случае действует один принцип: чем выше оборот, тем дороже обходятся услуги. Например, при сумме до 250 000 р. они будут стоить 3500 р., в то время как при величине 4-6 млн. они обойдутся в 22 000 р. и более. Объяснить такой разброс цен можно тем, что работа с крупными суммами требует гораздо большей отдачи и сопряжена со множеством сложностей.

В бухгалтерском аутсорсинге встречается такое понятие, как базовый пакет. Это – ограниченный перечень услуг, содержащий в себе основные опции. Ничего необычного и сверхъестественного в нем не имеется. Что включает в себя этот набор? Вот основной перечень направлений:

• ведение бухгалтерии 1С и ее сопровождение;
• осуществление учетных операций по всем регистрам в текущем отрезке времени;
• оформление различных документационных книг – продаж, покупок, кассовых документов;
• подготовка отчетностей авансового характера при условии, что их количество не превышает 10-ти единиц в месячный период;
• организация кадрового делопроизводства;
• осуществление расчета заработной платы и прочих вознаграждений;
• формирование поручений по налогам платежного характера в соответствии с определенными запросами, поступающими со стороны клиентов;
• подготовка отчетных бумаг и организация их последующей сдачи в органы государственного значения;
• обеспечение защиты интересов клиента в налоговой службе.

Можно сказать, что именно этой работой занимается рядовой наемный бухгалтер. При этом минимальные издержки на его содержание, включая затраты на интернет, оборудование, мебель, помещение, расходные материалы, составят от 35 000 р. в месяц. К ним добавляются налоги и отчисления в фонды (около 10 500 р.).

Достоинства использования бухгалтерского аутсорсинга очевидны, ведь данная услуга способствует не только экономии, но и грамотному ведению бухгалтерского учета со своевременным оформлением и сдачей документации в контролирующие органы.