Заверение документов для подтверждения расходов и передачи в другие организации: что нужно знать?

В соответствии с НК РФ, субъект хозяйствование должен документально подтвердить факт возникновения расходов. При этом документы должны быть оформлены соответствующим образом, как того требует действующее законодательство. Минфин России письмом от 22.04.2019 № 03-11-11/28986 разъясняет, каким образом должны быть заверены документы, чтобы они могли служить подтверждением возникновения расходов.

Особенности заверения

Для того чтобы копия документа имела юридическую силу, она должна быть заверена соответствующим образом. То есть она должна содержать специальные отметки в соответствии с приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст. В нем сказано, что копия документа должна содержать помимо подписи, сделанной собственноручно:

• ФИО и должность лица, заверившего документ;
• дату заверения;
• слово «верно»;
• фразу, указывающую на место хранения оригинала, если копия передается в другую организацию.

Удостоверяется копия печатью (если субъект хозяйствования работает с печатью). Для заверения может использоваться и штамп, который передает всю вышеуказанную информацию.

Если заверяется несколько страниц

Если речь идет о документе, содержащем несколько страниц, каждую из них необходимо заверить. Если документ прошит или скреплен другим образом, отметка ставится только на последнем листе. На оборотной его стороне приклеивается бумажная наклейка (на место прошивки) прямоугольной формы. За границы бумажной наклейки могут выступать только окончания нитей. Заверяющая надпись удостоверяется печатью предприятия.

Ответственность за нарушение

Если копия документов заверена несоответствующим образом, она считается недействительной и не может являться документальным подтверждением. То есть на такой документ нельзя ссылаться для подтверждения расходов и соответственно снижения налогооблагаемой базы. Такое нарушение выявит любая налоговая проверка, и к налогоплательщику буду применены штрафные санкции.

Что касается документов, которые работодатель предоставляет своим сотрудникам, то нарушение правил заверения может трактоваться, как невыполнение работодателем обязательств. За это предусмотрена ответственность в виде штрафа, который накладывается на ИП, должностных лиц организации или дисквалификации на определенный срок.