С 2026 года меняется порядок подтверждения расходов для УСН и налога на прибыль: что проверить уже сейчас

Налоговая реформа, поэтапно внедряемая в 2025–2026 годах, выравнивает правила игры для всех режимов налогообложения. Ключевое изменение касается администрирования расходов для УСН «Доходы минус расходы» и налога на прибыль. Федеральная налоговая служба (ФНС) переходит от формальной проверки документов к анализу экономической сути операций.

Для собственников малого и среднего бизнеса это означает ужесточение требований к обоснованности затрат. Если раньше достаточно было наличия договора и акта, то с 2026 года приоритетом становится доказательство реальности хозяйственной операции и ее связи с извлечением прибыли. Изменения затронут все компании, использующие расходы для уменьшения налоговой базы, но наиболее уязвимы организации с высокой долей затрат на услуги сторонних подрядчиков.

Что меняется в подтверждении расходов

Основной вектор изменений — полное приведение правил учета расходов УСН к стандартам статьи 252 НК РФ, применяемым для налога на прибыль, с усилением цифрового контроля.

Реальность хозяйственных операций

Налоговые инспекторы получают расширенный доступ к данным банковских транзакций, отчетам маркировки и данным контрагентов в системе АИС «Налог-3». Алгоритмы автоматически выявляют разрывы в цепочках уплаты НДС и сопоставляют расходы компании с отраслевыми нормативами.

Теперь недостаточно просто провести платеж. Необходимо подтвердить, что услуга или товар действительно были получены. Для нематериальных активов (консалтинг, маркетинг, IT) это становится критическим моментом. ФНС требует доказательства того, что результат работы был использован в деятельности компании.

Деловая цель и связь с деятельностью

Вводится жесткая трактовка «деловой цели». Расход признается обоснованным только если он направлен на получение дохода. Если налоговая усмотрит схему по выводу прибыли или личное потребление собственника за счет компании, расходы будут аннулированы.

Пример из практики: производственная компания списала затраты на организацию корпоративного мероприятия с формулировкой «тимбилдинг для повышения производительности». Однако в актах отсутствовала связь с конкретными бизнес-процессами, а сумма превышала отраслевые нормы. ФНС исключила расходы из налоговой базы, квалифицировав их как не связанные с производственной деятельностью.

Какие расходы находятся в зоне риска

В первую очередь проверке подлежат статьи затрат, результат которых сложно измерить количественно.

1. Маркетинг и реклама. Оплата услуг агентств без детализации каналов продвижения и отчетов о конверсии. Если компания заплатила 1 млн рублей за «продвижение бренда», но не может показать рост продаж или охват аудитории, расход признается необоснованным.
2. Консалтинг и аудит. Услуги консультантов должны иметь измеримый результат: разработанный регламент, проведенное обучение, оптимизированный процесс. Акты выполненных работ без приложений (отчетов, рекомендаций) — прямой путь к доначислениям.
3. IT-услуги и разработка. Создание сайтов, ПО или баз данных требует технического задания (ТЗ) и поэтапной сдачи работ. Отсутствие ТЗ делает невозможным проверку объема услуг.
4. Подрядные работы. Ремонтные и строительные работы должны подтверждаться дефектными ведомостями, сметами и фотофиксацией до и после.
5. Работа с самозанятыми и ИП. Перевод штатных сотрудников на самозанятость для экономии на налогах находится под пристальным контролем. Если самозанятый работает по графику компании и использует ее оборудование, отношения могут быть переквалифицированы в трудовые.

Типичные ошибки бизнеса

Анализ налоговых споров 2024–2025 годов выявляет повторяющиеся нарушения, которые станут критичными в 2026 году.

• Формальные акты без детализации. Документ содержит только общую фразу «Услуги оказаны в полном объеме» без расшифровки часов, единиц работ или конкретных результатов.
• Отсутствие переписки и ТЗ. Нет документального следа согласования задач, правок и промежуточных результатов. Для налоговая это признак фиктивности операции.
• Непроверенные контрагенты. Работа с компаниями-однодневками или фирмами с нулевой налоговой нагрузкой. Принцип «должной осмотрительности» обязывает бизнес проверять партнеров перед сделкой.
• Расхождение между банковскими оборотами и учетом. Если по банку проходят платежи за услуги, а в учете они не отражены или отражены с задержкой, это триггер для выездной проверки.
• Наличная оплата без доказательной базы. Крупные расчеты

наличными через подотчетных лиц без товарных чеков и авансовых отчетов практически не принимаются в качестве подтверждения расходов.

Пример из практики: Компания заключила договор на консультационные услуги с ИП. Ежемесячно перечислялась фиксированная сумма, акты подписывались без задержек. Однако при проверке выяснилось, что ИП не имеет квалификации в заявленной сфере, а отчеты копируются из открытых источников. Расходы были сняты, доначислен налог и штрафы.

Возможные последствия

Игнорирование новых требований ведет к финансовым потерям, превышающим сумму сэкономленных налогов.

• Доначисления. Исключение расходов из налоговой базы увеличивает налог на прибыль или УСН.
• Штрафы и пени. Штраф за неуплату налога составляет 20% от суммы, при умышленном характере — 40%. Пени начисляются за каждый день просрочки.
• Камеральные проверки. Усиленный алгоритм контроля означает, что требования о предоставлении пояснений будут приходить автоматически сразу после сдачи декларации.
• Блокировка операций. При выявлении признаков схемы налоговая может приостановить операции по счетам до выяснения обстоятельств.

Что проверить уже сейчас — практический чек-лист на февраль 2026 года

Поскольку 2025 год завершен, а отчетность за него уже сдана или находится в процессе сдачи, именно этот период станет первым объектом усиленного анализа со стороны ФНС. Одновременно важно правильно выстроить работу с расходами в текущем 2026 году.

1️⃣ Провести ревизию расходов за 2025 год

Проверить крупные и нетипичные затраты.

Убедиться в наличии договоров, актов, счетов и платежных документов.

Оценить, подтверждена ли реальность оказанных услуг (переписка, ТЗ, отчеты).

При необходимости — подготовить пояснительную записку по спорным операциям.

2️⃣ Проверить контрагентов за 2025 год

Убедиться, что подрядчики сдавали отчетность и не имеют признаков «технических» компаний.

Проверить отсутствие массовых адресов и дисквалифицированных руководителей. Зафиксировать факт проявления должной осмотрительности.

3️⃣ Оценить налоговую нагрузку по итогам 2025 года

Сравнить показатели с отраслевыми значениями.

Проанализировать долю расходов в выручке.

Исключить резкие отклонения без экономического обоснования.

4️⃣ Настроить порядок подтверждения расходов на 2026 год

Ввести обязательную детализацию актов выполненных работ.

Закрепить хранение переписки и технических заданий.

Исключить формальные документы без расшифровки объема услуг.

Проверять новых подрядчиков до заключения договора.

5️⃣ Проверить текущие операции 2026 года

Соответствует ли отражение расходов банковским оборотам.

Нет ли системных расхождений между учетом и первичными документами.

Корректно ли оформлены договоры

Заключение

Изменения 2026 года направлены на обеление рынка и устранение схем ухода от налогов. Для добросовестного бизнеса это возможность выстроить прозрачную систему учета, которая защитит от претензий регулятора. Ключевой фактор безопасности — не наличие документов как таковых, а их способность подтверждать экономическую суть операции.

Рекомендуем не откладывать проверку учета на последний момент. Профилактический аудит позволяет выявить риски до сдачи отчетности и исправить их без штрафов.

Наша компания проводит экспресс-диагностику налогового учета и оценку рисков по расходам. Мы помогаем подготовить документальную базу в соответствии с новыми требованиями ФНС. Если вы хотите убедиться в надежности своей учетной политики перед 2026 годом, свяжитесь с нами для консультации. Мы проанализируем вашу ситуацию и предложим решения для минимизации налоговых рисков.