Выдача справок о доходах в 2023 году и новые правила их оформления

Доходы в справках следует распределять по новым правилам, а также учитывать ряд нюансов, касающихся заполнения документа. Суммы могут заметно разниться от одного месяца к другому. Понимание принципов оформления поможет избежать сложностей и легко объяснить работнику причины указания разных размеров выплат.

Кому выдается справка

Ст. 62 ТК РФ и ст. 230 НК РФ позволяют подрядчику-физлицу или сотруднику, в том числе бывшему, обратиться к работодателю за справкой о доходах и НДФЛ. Работник должен ранее получить доход от компании по трудовому договору или ГПХ, включая закрытый.

Справка выдается по соответствующему заявлению. Оно заполняется в произвольной форме и должно содержать сведения о работнике и предприятии. Пример такого документа в первом образце.

Изменения в законодательстве

Актуальный бланк справки зафиксирован приказом ФНС № ЕД-7-11/753 и закреплен в приложении 4. Она будет оформляться по правилам, применимым к составлению ежегодного 6-НДФЛ. В 2023 году документ также должен учитывать пару нюансов.

Дата дохода

Доходы должны соответствовать месяцу фактической выплаты. Все, что было получено в январе, будет относиться к нему. Аналогично с другими месяцами. Датой получения дохода считается день его выплаты, а не месяц, за который он начислялся. Все это закреплено ст. 223 НК РФ. Поэтому авансовый перевод становится непосредственным доходом на тот момент.

Например, сотрудник попросил справку 14.06. Если ранее за предыдущий месяц пришлось бы указать полную заработную плату, то теперь следует отметить выплаты, полученные за это время. Поэтому туда попадают частичная зарплата за апрель и авансовый перевод за май. По этой причине в январской справке может отразиться прошлогодний доход с декабря. Подобные изменения вызывают путаницу и недопонимания у работников, поэтому важно объяснить им принцип заполнения с 2023 года.

Сведения за первую половину месяца

Тип аванса определяет равномерность указываемых внутри справки сумм. Если он процентный, то размер выплат между месяцами будет примерно одинаковым. При этом не имеет значения, что строка содержит перевод окончательной зарплаты за прошлый период.

Когда аванс расчетный и зависит от числа отработанных смен, суммы будут заметно различаться. Важно объяснить работнику, что расхождения по суммам обусловлены новым методом исчисления и не влияют на фактическую зарплату в полном объеме.

Заполнение справки внутри одного года

Правила оформления документа внутри года будут такими же, как при заполнении справки за годовой период. Однако важно учесть необходимость включения всех выплат с 01.01 по текущий день. Также нужно помнить о штрафе в размере 50 тыс. руб., назначаемом за нарушение сроков предоставления документа.

Пример заполнения справки

Сотрудник компании получает 35 тыс. руб. ежемесячно. Аванс выплачивается 20 числа, окончательный расчет происходит 5 числа. Декабрьская зарплата за 2022 год была выдана в том же месяце. Справка составляется на период с 01.01.23 по 09.06.23.

Доход следует отразить в виде, представленном внутри таблицы ниже, выбрав необходимый метод расчета аванса. В случае с примером работника за январь ему начисляется авансовый платеж в виде 14 тыс. руб. либо 10 тыс. 294 руб. 12 коп. На день заказа документа платеж по НДФЛ за вторую часть мая уже был удержан 05.06.23.

Суммы начисленного и удержанного налога должны оставаться идентичными. Перечисленный же иногда отличается, так как налоговый платеж за период с 23.05 по 22.06 предстоит провести к 28.06.

Форма выдачи справки

Если требуется подтвердить доходы и НДФЛ за прошлые годы, то следует использовать форму, действующую на тот период. Поэтому может потребоваться даже неактуальная 2-НДФЛ. Когда понадобилась справка за 2023 год, нужно придерживаться официального образца, представленного ниже. Он же используется для включения информации в 6-НДФЛ.

Важно помнить о возможности расхождений по суммам аванса, если используется расчетный метод выплаты. Также необходимо включить НДФЛ, подсчитанный и удержанный по новым правилам.

Справка выдается в одном из двух форматов: бумажном или электронном. Закон позволяет работодателю выбрать способ самостоятельно. Если справка о доходах бумажная, то она выдается под подпись либо отправляется почтой в формате ценного письма с описью. Электронная же передается каналом, обычном используемом в компании для обмена документами. Допустима выдача справок отдельным работникам в разной форме.

Рекомендуется заранее уточнить у человека желаемый формат документа. Если заявление на получение справки еще не написано, то нужно попросить его указать способ выдачи именно там. Документ должен обязательно подписываться директором и главбухом или бухгалтером-расчетчиком. Если он формируется на компьютере, то потребуется использовать электронную подпись.

Сроки выдачи

Выделенное время для подготовки справки строго ограничивается ст. 62 и ст. 84.1 ТК РФ. Точные сроки определяются тем, какой статус имеет работник, запросивший получение документа о доходах.

Сроки:

• три рабочих дня с передачи заявления – действующий или бывший сотрудник;
• последний рабочий день – работник, написавший заявление на увольнение.

Если заявление на справку о доходах подано подрядчиком-физлицом, то она выдается в течение 10 рабочих дней. Сроки допустимо продлить еще на пятидневный период, если отправить человеку уведомление с указанием причин такой задержки.