За какой период выдается справка 2-НДФЛ?

Справка 2-НДФЛ как документ, подтверждающий размер полученного дохода работника, компании выдают по запросу, например, для предоставления в банк, налоговую инспекцию, в другие компетентные органы. Формируют ее и при увольнении сотруднику для предоставления следующему работодателю и корректного исчисления социальных выплат. В зависимости от конкретной ситуации справка будет оформлена за 1 месяц, за квартал, полугодие или полный отчетный период.

Изменения в законодательстве относительно справок 2-НДФЛ

На основании Приказа №ЕД 7/11/753 от 15 октября 2020 года, Федеральная Налоговая служба отменила официальную форму справки 2-НДФЛ. В текущем году работодатели обязуются составлять новый документ. Это «Справка о доходах и исчисленных налогах физического лица». Форма утверждена Приложением №4 к обозначенному Приказу.

Основные изменения:

• В бланке отражается КНД или код налоговой декларации. Будет указывать на срок, за который сформирован документ.
• В бланке отсутствует номер справки.
• Исключены сведения, касающиеся признака, номера корректировки.
• В бланке отсутствует графа «код ИФНС».

Разделы под пунктами 1 – 5, где отображается персональная информация сотрудника и сведения об организации, остались без изменения.

Внимание! Справки по новой форме заполняются только по доходам, полученным с 1 января 2021 года. Если сотрудник запрашивает отчет за прошедший 2020 год, выдается стандартная форма 2-НДФЛ (согласно образцу, указанному в Приложении 5 Приказа № ММВ-7-11/566).

За какой период можно сформировать 2-НДФЛ?

На основании пункта 3 статьи 230 Налогового Кодекса РФ, работодатель обязуется по запросу (письменному или устному) предоставить сотруднику справку, составленную по утвержденному образцу, с правдивыми сведениями о его доходе. При этом работник вправе запросить документ, выгруженный за определенный период. Сроки определяются целью получения справки и статусом сотрудника (уволенный или трудоустроенный).

Справка при увольнении

При увольнении бухгалтерия обязуется выдать на руки бывшему сотруднику справку, которая подтверждает доходы работника за прошедший отчетный период и текущий год (даже не полный, по факту отработанных месяцев). Правильно составленный документ позволит корректно рассчитать стандартные вычеты (в том числе на ребенка, если доход гражданина не превысил 350 тысяч рублей) и исчислить налог на доход на следующем месте работы.

Важно отметить, что совместно со справкой 2-НДФЛ, предоставленной в бумажном варианте, работодатель обязуется выдать на руки бывшему работнику все кадровые документы.

Справка, оформленная по запросу работающего сотрудника

Данная справка подлежит предоставлению ее в различные ведомства – для получения визы, кредита, оформления пенсии или иных пособий. При этом сроки формирования отчета будут зависеть от требований конкретных инстанций. Так, для банка нередко требуется справка за истекшие 6 месяцев, а для Пенсионного фонда может потребоваться для сверки 2-НДФЛ за несколько последних лет работы гражданина.

Налоговым Кодексом РФ не определяется период, за который формируется 2-НДФЛ по запросу сотрудника. Это может быть и несколько последних месяцев, и полный календарный год.

Важное правило: справки за истекшие налоговые периоды могут быть сформированы лишь за последние 4 года. Статья 23 Налогового Кодекса регламентирует хранение сведений о доходах сотрудника на протяжении четырех лет. Затем они уничтожаются, а соответственно корректные данные не могут быть отображены в форме 2-НДФЛ.

Как быстро готовится справка?

В Письме Министерства Финансов от 2016 года за номером 03/04/05/36096 обозначены сроки формирования справок. С момента устного обращения работника или составления им письменного запроса на выдачу документа и передачи его бухгалтерии до выдачи готовой справки должно пройти не более 3 рабочих дней.

Если же сотрудник увольняется, в последний рабочий день формируются все кадровые и бухгалтерские документы. На основании 62 и 84 статьи Трудового Кодекса РФ работник имеет право получить все справки до момента ухода.

Справки 2-НДФЛ при этом будут сформированы на отдельные отчетные периоды (года) для корректного отображения исчисленных налогов.