Как правильно вести бухгалтерию ИП самостоятельно: системы учета, страховые взносы и НДФЛ

20 Июн 2023

Бухгалтерия ИП требует много внимания и времени, хотя она и проще, чем у организаций. Ведение учета заметно упростится, а риск ошибок или просрочек будет ниже, если подробно изучить базовую информацию и воспользоваться рекомендациями.

Особенности бухгалтерии ИП

ФЗ № 402 предлагает всем действующим ИП ведение бухгалтерского учета на общих основаниях, что зафиксировано в п. 1 ст. 2. Однако в п. 2. ст. 6 того же закона есть подпункт, освобождающий индивидуальных предпринимателей от ведения БУ. Поэтому учет в бухгалтерии не относится к обязанностям и производится по собственному усмотрению. Например, с целью составления баланса или внутренней отчетности, позволяющих проанализировать работу либо помочь развитию бизнеса, в том числе при участии в госзакупках.

Бухгалтерия ИП включает также налоговый учет. Он обязателен для предпринимателей и используется для расчета налогооблагаемой базы и начисления налогов. Хотя отсутствие бухгалтерского учета упрощает работу, налоговый тоже потребует знаний и сил. Если нет возможности нанимать в штат бухгалтера при запуске бизнеса, то предприниматель может вести все самостоятельно. Нужно лишь следовать базовым правилам и учитывать нюансы.

Шесть простых советов

Универсальные рекомендации помогут уверенно вести расчеты и избежать потенциальной просрочки. Они применимы для любого налогового режима, включая ОСНО. Поэтому актуальны для любых ИП.

Советы для предпринимателей:

все операции должны незамедлительно фиксироваться – каждую оплату следует вносить в КУДиР, чтобы не упустить проведенные операции после их накопления;
работа, включая небольшую, должна вестись по договору – подход защитит от просрочек с нарушениями, даст обоснование финансовым операциям и упростит учет с анализом;
первичные документы нужно подшивать при получении – в бухгалтерии следует подготовить папки для УПД, накладных, заключенных договоров и имеющихся актов;
налоговый календарь следует составить заранее и дополнить напоминаниями – в нем нужно отразить сроки по выплатам, включая авансы и налоги, отчетам и другим делам;
сверку с налоговой нужно делать один или два раза в год – иногда расхождения обусловлены ошибками ФНС, что создает временные проблемы;
процессы необходимо автоматизировать – нужно добиться хотя бы частичной автоматизации расчетов с помощью Excel или других сервисов.

Систематизация – лучший способ самостоятельно упростить ведение бухгалтерии для ИП. Советы же помогут избежать массы трудностей и потенциальных ошибок.

Ведение учета

Особенности и требования к ведению учета в бухгалтерии зависят от налогового режима. Поэтому при изучении правил следует отталкиваться именно от последнего, чтобы не допустить лишних ошибок со стороны ИП.

УСН

При УСН ИП должны вести стандартную КУДиР. Бланк закреплен приказом Минфин № 135н. Учетная книга заполняется в бумажном либо электронном формате. Она предоставляется по отдельному запросу ФНС, при окончании налогового периода самостоятельно сдавать ее не требуется.

Ставки для налога и условия УСН:

от 1 до 6% – используются «Доходы»;
от 5 до 15% – применяются «Доходы минус расходы».

Авансы по налогу перечисляются ежеквартально и должны переводиться до 28 числа месяца, идущего за расчетным периодом. Налог уплачивается до 28.04 за предыдущий год.

ОСНО

КУДиР при ОСНО ведется по форме, закрепленной приказом Минфина № БГ-3-04/430. Как при УСН, в налоговую ее требуется предоставлять самостоятельно только по отдельному запросу.

Налоги при ОСНО:

НДФЛ – 13% от суммы доходов, 15% при выручке сверх 5 млн. рублей;
НДС – 0%, 10% или 20%, определяется деятельностью ИП или типом операции.

НДФЛ предполагает внесение авансов до 25 числа месяца, идущего за расчетным кварталом. Ежегодный платеж производится до 15.07 за предыдущий год. Декларация 3-НДФЛ сдается до 30.04 каждый год.

НДС нужно уплачивать ежемесячно, разделяя на три части и исходя из предыдущего квартала, до 28 числа. К примеру, за второй квартал 2023 года потребуется внести платежи в три срока: 28.07, 28.08 и 28.09. Декларация сдается до 25 числа месяца, идущего за последним кварталом.

ПСН

При использовании ПСН ведется КУД, утвержденная приказом Минфин № 135н. Все операции фиксируются в строгом порядке, начиная с ранних. Допустимо ведение книги в электронном либо привычном бумажном формате. В ФНС она предоставляется самостоятельно по отдельному запросу.

Размер налога определяется по ряду факторов: деятельность ИП, количество сотрудников, площадь предприятия, оборудование и многое другое. Стоимость же патента можно узнать в ФНС, что отразит годовой налоговый платеж. Сроки уплаты зависят от длительности патентного действия. Если патент оформлен на полгода, то налог платят в любое время до его истечения. Когда он действует год, треть нужно перечислить в течение 90 дней, остальное – до конца срока.

АУСН

Работа по АУСН подразумевает фиксацию доходов и расходов через личный кабинет, что можно автоматизировать путем согласия на передачу данных из банка в налоговую. КУДиР или декларации не потребуются.

Налог рассчитывается ФНС. Уведомление о сумме приходит до 15 числа месяца, следующего за расчетным. Оплата производится до 25 числа. АУСН в 2023 году действует в Татарстане, Москве, а также Московской и Калужской областях.

ЕСХН

При таком режиме необходимо вести КУДиР по форме, соответствующей приказу Минфина № 169н. Возможен бумажный или электронный вариант. Налог составляет 6% от разницы между размерами доходов и расходов. Также есть закрытый перечень затрат, не уменьшающих выручку, закрепленный п. 2 ст. 346.5 НК РФ.

Уплата налога производится до 28 марта за прошлый год. Авансовые платежи вносятся до 28 числа месяца, который будет следовать за предыдущим кварталом. Декларация передается до 25.03 за прошлый год, тогда же налоговая фиксирует КУДиР.

НПД

При использовании НПД выручка фиксируется через приложение «Мой налог». ФНС самостоятельно рассчитывает размер налогового платежа и отправляет уведомление.

Оплата производится ежемесячно, но не позднее 28 числа. Размер налога определяется контрагентом и составляет 4% либо 6%. Первый применяется при работе с физлицами, второй – юрлицами.

Страховые взносы

Действующие в РФ ИП обязаны платить страховые взносы как за себя, так и за собственных сотрудников. В каждом случае действуют свои условия.

Взносы за себя

ИП должны платить взносы за себя при любом режиме налогообложения, кроме АУСН и НПД. Размер платежа в 2023 году составляет 45 тыс. 842 руб. Распределением суммы между пенсионным и медицинским видами страхования занимается налоговая. Взнос оплачивается до 31.12, отчет по нему не требуется.

Если предмет налогообложения оказался более 300 тыс., то дополнительно выплачивается 1%, но с ограничением на уровне 257 тыс. 61 руб. К примеру, если ИП по параметру «Доходы» получил 854 тыс. руб., то ему придется заплатить сверх налога сумму по формуле: (854000 – 300000) × 1% = 5 тыс. 540 руб. Дополнительный взнос вносится до 01.07 без отдельного отчета бухгалтерии. Порядок между двумя типами платежей не регламентируется, достаточно не нарушать сроков.

Взносы за сотрудников

Страховые взносы высчитывают по выплаченному доходу. При платеже по пенсионному, медицинскому и социальному страхованию применяется единый размер тарифа. Он составляет 30%. Взносы на травматизм варьируются от 0,2% до 8,5%. Они определяются типом деятельности ИП. При АУСН взносы на травматизм не зависят от размера штата и составляют 184 руб. 75 коп. в месяц, что равно 2 тыс. 217 руб. в год.

Если годовой доход сотрудника перешел отметку в 1 млн 917 тыс. руб., то сверх суммы применяется тариф в размере 15,1%. Основная же часть облагается стандартными 30%. Малому и среднему бизнесу доступна льгота в виде 15%. Она затрагивает выплаты, превышающие МРОТ. К примеру, когда работник зарабатывает 25 тыс. руб., с первых 16 тыс. 242 руб. оплачивается 30%, с остального – льготные 15%.

Бухгалтерия должна делать ежеквартальный отчет о насчитанных и уплаченных взносах. Он готовится до 25 числа месяца, идущего за расчетным кварталом. По региону регистрации в ФНС потребуется передать РСВ по форме, принятой приказом ФНС № ЕД-7-11/878@. Дополнительно по платежам, связанным с травматизмом, нужно самостоятельно предоставить отдельные разделы ЕФС-1. Сроки будут идентичны.

Платежи по единому тарифу необходимо внести до 28 числа, рассчитываясь за прошлый квартал. По травматизму они вносятся в аналогичном порядке, но до 15 числа. Ежемесячно ИП должны также сдавать персонифицированную информацию о физлицах. Она предоставляется до 25 числа каждого месяца. К примеру, за май 2023 нужно отчитаться до 26.06, так как 25 выпадает на выходной.

НДФЛ

ИП удерживает с заработной платы своих работников фиксированный НДФЛ, составляющий 13%. Если с начала года заработок сотрудника штата превысил 5 млн руб., то к нему следует применять тариф, равный 15%.

Сроки уплаты:

НДФЛ с 01.01 по 22.01 – до 28.01;
НДФЛ с 23.01 по 22.02, с 23.02 по 22.03 и т. д. – до 28 числа актуального месяца;
НДФЛ с 23.12 по 31.12 – до окончания рабочих дней в этом году.

Отчет об удержанных и уплаченных НДФЛ самостоятельно подается ежеквартально, но не позднее 25 числа месяца, который идет после периода расчета. ИП также должны отчитаться по итогам года, сроки ограничены 25.02. В налоговую потребуется предоставить 6-НДФЛ, соответствующую приказу ФНС № ЕД-7-11/753@.

Вероятность упустить важные детали или ошибиться есть даже при работе человека, хорошо знакомого с бухгалтерией. Хотя подобные советы с уточнениями упростят учет с отчетностью, все равно всегда остаются риски. Чтобы их минимизировать, рекомендуется пользоваться системами автоматизации для бухгалтерии ИП. Они обеспечат точное ведение налогового и бухгалтерского учета.

Сроки сдачи налоговой отчетности и уплаты налогов для ИП в 2023 году по разным режимам

Режим	1 квартал	2 квартал	3 квартал	4 квартал
УСН	авансовый платеж – 28.04	авансовый платеж – 28.07	авансовый платеж – 30.10	декларация — 25.04 налог по итогам года – 28.04
ЕСХН*	—	авансовый платеж — 25.07	—	декларация — 27.03 налог по итогам года — 28.03
ОСНО	декларация по НДС — 25.04, оплата налога** — 28.06 авансовый платеж по НДФЛ — 25.04	декларация по НДС — 25.07, оплата налога — 28.09 авансовый платеж по НДФЛ – 25.07	декларация по НДС — 25.10, оплата налога — 28.12 авансовый платеж по НДФЛ – 25.10	декларация по НДС — 25.01, оплата налога — 28.03 декларация НДФЛ – 02.05, налог по итогам года – 17.07