Как внести исправления в «первичку»?

Момент отгрузки товаров, приема оказанных услуг, выполненных работ, сопровождается оформлением первичного документа (например, акта, накладной) или УПД. Стороны могут договориться об изменении условий сделки во время передачи продукции из-за изменения ее цены, количества, заметить допущенные ошибки и неточности впоследствии. В обоих случаях требуется внесение коррективов в готовую «первичку», которое осуществляется тремя основными способами.

Внесение исправлений по аналогии со счетом-фактурой

Чтобы внести изменения в УПД или иной документ, бухгалтеру нужно выписать новый и с тем же номером и датой. В нем указываются корректные сведения, проставляется № корректировки и число, когда она была сделана.

Указанный способ имеет преимущества и недостатки. К числу первых относится:

• Простота — Выписать новый первичный документ с верными данными проще, чем корректировать содержание предыдущего.

• Скорость — Бухгалтеру не приходится просить у контрагента второй экземпляр, чтобы внести правки, ждать, пока бумагу доставят почтой или с курьером.

К числу минусов способа относится:

• Ограниченная сфера применения — Способ разрешен исключительно для электронной документации, где нельзя перечеркнуть ручкой неверное слово (число) и прописать правильное, и неприменим для бумажной.

• Высокие риски — Покупатель, получивший исправленный по аналогии со счетами-фактурами первичный документ, может столкнуться с вопросами от фискалов при попытке учесть расходы в целях определения налоговой базы.

Возникает двоякая ситуация: согласно разъяснениям Минфина, хозяйствующий субъект вправе выработать собственный способ внесения коррективов и закрепить его в учетной политике. Обязательно нужно написать дату исправлений и добавить подписи ответственных лиц с указанием ФИО. Выставление нового УПД соответствует изложенным требованиям, но для доказательства собственной правоты бухгалтеру придется долго пререкаться или судиться с налоговиками. Стоит ли незначительная экономия времени последующих проблем – решать вам.

Внесение правок в первоначальный вариант

«Дедовский» способ исправить «первичку» и УПД – в первоначальном экземпляре перечеркнуть одной чертой неверные позиции, указать правильное значение, написать слово «Исправлено», поставить число, месяц, год, заверить внесенные коррективы подписями тех лиц, которые визировали документ изначально.

К числу преимуществ метода относится 100%-ная безопасность. Ни один налоговик не сможет придраться к «первичке», исправленной подобным образом.

Способ имеет существенные недостатки:

• Сопутствующие хлопоты — Бухгалтеру нужно запросить у контрагента второй экземпляр первичного документа (например, товарной накладной, акта выполненных работ), дождаться, пока его доставят курьером или направят почтой, внести правки, а затем передать обратно.

• Повышенное внимание налоговиков — Если правка одна, вопросов не возникнет. Множество корректировок, напротив, делают текст неразборчивым, становятся причиной повышенного внимания фискальных служб. Многие инспекторы руководствуются логикой: обилие исправлений изобличает фиктивный характер сделки.

• Наличие ограничений — Делать ручные корректировки можно в той части документа, которая не относится к счет-фактуре.

Замена неверной «первички»

На практике встречается третий вариант исправления «первички»: бухгалтер выставляет новый документ, выбрасывает старый и нигде не указывает, что имело место внесение коррективов.

Плюс способа – несомненное удобство: не возникает никаких хлопот для фирмы и ее контрагентов.

К числу минусов относится небезопасность. В законодательстве указанный способ не упомянут. Если вы решили применить его – делайте это в тайне от контролеров. Если фискальные службы обнаружат замену «первички», они не примут ее в целях налогообложения. Например, покупатель не сможет вычесть из базы по налогу на прибыль расходы, подтвержденные товарной накладной.

Судьи встают на сторону коммерческих структур: в законодательстве не содержится прямого запрета на замену неверных документов на правильные с теми же реквизитами. Однако тяжбы сулят компании затраты времени, денежных средств и нервов.

Например, налоговики запрашивают у продавца и покупателя ТОРГ-12 и видят, что информация в них разнится. У них возникнут вопросы к бизнес-субъектам. Аналогичные риски появляются в ситуации, когда «первичку» запрашивают в ходе встречных проверок. Чтобы не столкнуться с проблемами, неверные данные рекомендуется корректировать вручную.

В каких случаях исправления в «первичку» не вносятся?

Существует три ситуации, когда во внесении корректировок нет необходимости:

1. Предоставление скидки после отгрузки товара

Стороны сделки оформляют документ, подтверждающий сумму скидки: акт или дополнительное соглашение. Затем продавец готовит для покупателя корректировочный счет-фактуру.

2. Принимающая сторона выявила недостачу товара

Если продукция поставлена неполностью, стороны заполняют форму ТОРГ-2, затем готовят корректировочный счет-фактуру.

3. Ошибка, обнаруженная в документе не существенна

«Первичку» можно принимать к учету, если в ней имеются ошибки, не влияющие на налогообложение. Это означает, что реквизиты сторон, количество, стоимость товаров указаны верно. Например, коррективы не потребуются, если название фирмы-покупателя написано с ошибкой, но пропечатан правильный ИНН.

Дополнительные услуги центра бухгалтерского сопровождения:

• Бухгалтерское сопровождение
• Прохождение налоговых проверок
• Ликвидация юридических лиц