Особенности составления графика отпусков на предприятии

Под графиком отпусков (далее по тексту – ГО) принято понимать документ, где содержится информация об очередности ухода сотрудников в отпуск.

Общие правила оформления

Составление ГО происходит каждый год. Важно, чтобы документ был согласован с руководством и профсоюзной организацией. После его утверждения внесение изменений недопустимо. Утверждение производится за 14 календарных дней до начала очередного года (по ТК РФ), т. е. не позже 17 декабря. Лицо, ответственное за составление графика отпускных, учитывает личные пожелания работников и специфику технического процесса на предприятии.

Число сотрудников, имеющих право на уход в отпуск одновременно, регулируется в рамках трудового соглашения или прочих локальных актов. ГО – документ, имеющий обязательный характер, вне зависимости от штата организации. Стандартная форма его составления – Т-7. При желании работодателем может быть создан собственный шаблон (ст. 9 ФЗ№402 от 06.12.2011 г.).

Подписание документа производится начальником отдела кадров и главой фирмы. Во внимание принимается и тот факт, что новые труженики получат возможность ухода в отпуск не раньше, чем спустя полгода с момента трудоустройства (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). Социально уязвимые категории служащих вправе уйти на отдых раньше положенного времени, что прописано в ст. 122, 123, 286 ТК РФ.

Если договор труда носит срочный характер и составлен на отрезок времени до полугода, порядок внесения такого сотрудника в ГО определяется индивидуально.

Порядок оформления документа

Минимальная продолжительность обязательного ежегодного отпуска – 28 дней. Причем о предстоящем отдыхе сотрудник должен быть предупрежден не позднее, чем за 2 недели. Специалист, ответственный за ГО, обязан отслеживать своевременность ухода в отпуск и полноту его обеспечения в целях минимизации числа неиспользованных дней.

Прежде чем приступить к формированию документа, необходимо учесть ряд некоторых нюансов:

• порой может предоставляться дополнительный отдых (при соблюдении со стороны сотрудника комплекса условий);
• если работник, уходящий в отпуск, занимает особо важную должность, следует предусмотреть ему замену;
• перечень привилегий при отправке работника в отпуск зависит и от продолжительности исполнения им трудовых обязанностей на предприятии.

Традиционно ГО включает в себя следующие основные сведения:

• ФИО труженика;
• табельный номер, если таковой имеется;
• наименование отдела, в котором специалист исполняет свои должностные обязанности;
• должность в соответствии со штатным расписанием;
• число дней отдыха, на которые работник имеет право рассчитывать;
• дата начала и окончания отпуска;
• сведения о переносах с прошлого года.

Особенности оформления изменений в ГО

Документ отдается на подписание руководителю кадрового отдела и подлежит утверждению в профсоюзной инстанции, если таковая имеется. Завершающий шаг – подпись со стороны руководителя фирмы. Внесение в документ изменений допустимо исключительно с согласия гендиректора и человека, несущего ответственность за его составление. Вот несколько рядовых ситуаций, в которых внесение корректировок неизбежно:

• перенос на более раннее или позднее время (ст. 124 ТК РФ);
• досрочный отзыв специалиста с отдыха (ст. 125 ТК РФ);
• добавление сведений о тружениках, которые трудоустроились после утверждения ГО.

Законодательных норм касательно порядка внесения изменений не предусмотрено, так что работодатель вправе вносить корректировки в удобном для него формате. Самый логичный способ – создание приложения к действующей документации.

Распространенные ошибки составителей

Рассмотрим несколько практических ошибок, которые следовало бы не допускать во избежание серьезных нарушений трудового законодательства.

1. Предоставление отпуска по заявлению и отсутствие утверждения ГО со стороны администрации. Такие деяния приводят к дисквалификации организации на 1-3 года. Так что документ должен быть утвержден лицом, которое несет ответственность за составление документа и его ведение – начальником кадрового отдела, руководителем, профсоюзной службой.
2. Отсутствие учета пожелания работников. Несоблюдение личных предпочтений сотрудников нанимателями – грубое нарушение закона.
3. Внесение в ГО прочих видов отпусков (к примеру, по беременности и родам, уходу за ребенком и т. д.).
4. Дробление всего периода отпуска на разные временные отрезки. Закон допускает этот шаг, однако одна часть должна быть не меньше 14-ти календарных дней.
5. Нарушение порядка расчетных мероприятий в процессе определения оплаты за неиспользованные дни.
6. Назначение даты начала отпуска на последний день недели (рабочей).
7. Отображение в ГО учебного отпуска, который не является тарифным и не может фигурировать в данном документе.
8. Одновременное отправление в отпуск руководителя и его заместителя.
9. Игнорирование правила о предоставлении отпуска на протяжении двух и более лет непрерывного труда.
10. Отказ переноса отпуска сотрудникам, имеющим отношение к уязвимым категориям.
11. Несоблюдение норм продолжительности отпусков, т. к. некоторые сотрудники вправе рассчитывать на более длительные временные отрезки отдыха.

Есть еще несколько нюансов, принимаемых во внимание в процессе составления документа:

• если сотрудник не был уведомлен об отпуске заблаговременно (за 14 дней), он вправе рассчитывать на перенос отпуска на основании заявления;
• при отказе сотрудника идти в отпуск в случае двух и более непрерывно отработанных годовых периодов, и он, и его работодатель несут административную ответственность;
• разделение отпуска на части допустимо исключительно по соглашению обеих сторон.

Если в связи с какими-либо обстоятельствами сотрудник не был включен в данный документ, рассчитывать на получение отпуска он может на основании заявления.