Составление и утверждение графика отпусков на 2018 г.

Любая организация обязана составлять и утверждать график ежегодных обязательных отпусков на следующий календарный год. Согласно ч.1 ст.123 ТК РФ это мероприятие должно быть проведено не позднее, чем за 2 недели до 1 января следующего года. График на 2018 год должен быть утвержден руководителем до 15 декабря 2017 г., в противном случае Трудовая инспекция согласно ст.5.27 КоАП РФ может применить к компании штрафные санкции: для руководителей и ИП — от 1 до 5 тыс. руб., для организаций — от 30 до 50 тыс. руб. Данный штраф может быть предъявлен в течение всего 2018 г. до даты следующего составления документа.

У компании есть два варианта составления документа:

1. использовать унифицированную типовую форму №Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. №1;
2. разработать собственную форму графика отпусков с обозначением в ней всех необходимых реквизитов, указанных в ст.9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 г. №402-ФЗ.

Основные моменты составления графика отпусков

Составление графика отпусков должно базироваться как на специфике деятельности компании, так и на пожеланиях сотрудников по поводу времени ухода в отпуск. Мнение работников обязательно должно учитываться, и, как правило, оно собирается и фиксируется по подразделениям. Однако согласно действующему трудовому законодательству РФ существуют категории работников, которым компания обязана предоставить отпуск в любое удобное для них время. К ним относятся:

• несовершеннолетние сотрудники (ст.267 ТК РФ);
• совместители (ст.286 ТК РФ);
• работницы, уходящие в декрет (ст.260 ТК РФ);
• усыновители ребенка в возрасте до 3-х мес. (ст.122 ТК РФ);
• мужья в период нахождения их жен в декрете (ст.123 ТК РФ);
• жены военнослужащих (ст.11 Закона от 27.05.1998 г. №76-ФЗ);
• сотрудники, подвергшиеся радиации из-за ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне (ст.2 Закона от 10.01.2002 г. №2-ФЗ);
• работники, подвергшиеся радиации из-за катастрофы на Чернобыльской АЭС (ст.14 Закона от 15.05.1991 г. №1244-1);
• почетные доноры (ст.11 Закона от 09.06.1993 г. №5142-1).

Возможны ситуации, когда сотрудники со схожими обязанностями желают идти в отпуск в одно и то же время, и тогда при составлении графика необходимо в первую очередь обращать внимание на пожелания именно льготных категорий работников. Затем следует установить круг лиц, которые имеют серьезные обстоятельства на предоставление отпуска в определенное время. После этого зафиксировать остальных сотрудников, для которых время отпуска имеет не сильно большое значение. Чтобы в дальнейшем конфликтных ситуаций не возникало, можно издать приказ или распоряжение, в котором установить порядок преимущественного использования отпусков определенными категориями сотрудников.

Изменения в графике

Если сотрудник идет в отпуск не по графику, новая дата обязательно должна вноситься в документ. Если этого не делать, Трудовая инспекция, согласно ст. 5.27 КоАП РФ, может выписать штраф в размере до 50 тыс. руб. При проверке проверяется не только график отпусков, но и личные карточки, приказы, заявления, и если изменения не внесены только в график, то Трудовая инспекция может ограничиться предупреждением.

Вносить изменения необходимо не только для проверки контролирующими органами, но и для оптимизации кадровой работы и всего хозяйственного процесса в компании. Кроме того, на основании графика можно решать споры с сотрудниками, контролируя количество отгулянных дней.

В случае если сотрудник просит заменить отпуск денежной компенсацией, делать это можно только за дополнительные дни, превышающие ежегодный отпуск в 28 календарных дней. Если за обязательный отпуск выплатить деньги, согласно ст. 5.27 КоАП РФ Трудовая инспекция может предъявить штраф в размере 50 тыс. руб.