Нужно ли уведомлять о переходе на электронную трудовую книжку нового работника?

В век информатизации весь документооборот постепенно переводится в электронную форму. Теперь каждый кадровик на предприятии обязан уведомить сотрудников об изменениях в способах ведения трудовой книжки.  На этот раз у работника появляется право забрать документ, место хранения которого ранее строго определялось. А какие права получает новый наемный персонал?

Два Федеральных Закона № 436 и № 439 от 16 декабря 2019 года вводят «в обиход» электронные стандарты передачи информации о трудовой деятельности гражданина РФ. Это значит, что при желании работника сведения о стаже по защищённым каналам связи отправляются в Пенсионный Фонд для дальнейшего хранения и последующего расчета обеспечения по старости. Сюда входит следующая информация:

• Данные приказов о приеме, увольнении, кадровых перемещениях и переводах (номер, дата).
• Место работы, занимаемая должность.
• Повышение квалификации, награждения и поощрения.
• Статьи Трудового Кодекса как основание для прекращения трудовой деятельности.

Новый работник также имеет право выбирать между старым и новым порядком организации делопроизводства. Когда он приносит на новое место занятости свою трудовую книжку в бумажном варианте, то работодатель предлагает ему два варианта:

• Распечатывает уведомление с предложением формирования электронного документа. В этом письме он ссылается на статью 66.1 Трудового Кодекса.
• Одновременно подготавливает сообщение о возможности оставить бумажную версию как основополагающую форму ведения сведений о трудовом стаже.

Согласно действующему законодательству кадровая служба должна была информировать работников о новшествах, начиная с 1 января по 30 июня 2020 года включительно. Связи с режимом самоизоляции и пандемией сроки сдвинулись до 31 октября 2020 года. У самого работника остается чуть больше времени, чтобы определиться. О своем решении он обязан сообщить работодателю письменно не позднее 31 декабря 2020 года.

Преимущества электронного формата

Наемные сотрудники еще не ощутили в полной мере достоинства нововведений. Теперь не нужно просить кадровую службу заверить документ печатью и подписью начальника организации и ожидать положительного решения вопроса. Для получения достоверных сведений о всех предыдущих и актуальных местах трудовой занятости требуется обратиться в одну из инстанций:

• многофункциональный центр оказания государственных услуг;
• управление Пенсионного Фонда;
• бывшему или нынешнему работодателю.

Информация предоставляется в виде бумажной выписки в день обращения. Прописка и тот факт, где сейчас осуществляет трудовую деятельность, не влияет на процедуру обработки сведений.

Кроме того, электронную версию трудовой книжки можно посмотреть, не выходя из дома. Для этого достаточно получить регистрацию на портале gosuslugi.ru. Другой вариант контроля за действиями работодателей – установка специального приложения для смартфона. Также правильность передачи данных можно отслеживать в личном кабинете на сайте Пенсионного Фонда Российской Федерации.