Штраф за отсутствие карточек у компаний составит 50 тысяч рублей

Если станет известно, что организация не осуществляет ведение личных карточек подчиненных или не хранит их должным образом, то трудинспекторы могут ее оштрафовать на сумму до 50 тысяч рублей.

Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, одной из обязанностей работодателей выступает ведение личных карточек подчиненных. Как только уполномоченное лицо делает в трудовой книжке какую-либо запись, оно должно ознакомить подчиненного с этим, а последний подписывается в своей личной карточке. Таким образом, сведения о работе, переводах и увольнениях переносятся компанией в личную карточку подчиненного.

Даже в той ситуации, когда руководство ведет личные дела подчиненных, оно не вправе отказаться от ведения личных карточек. Чаще всего компании используют унифицированную форму № Т-2, но при желании можно составить собственный образец.

Длительность хранения личных карточек рассчитывается исходя из того, когда именно подчиненный перестал работать в данной организации. Когда сотрудник уволился до 2003 года, срок хранения составит 75 лет со дня ухода из организации, после 2003 – 50 лет.

Личная карточка состоит из персональных сведений о подчиненном. Этот факт накладывает обязанность предоставлять доступ к документации только ограниченному количеству уполномоченных сотрудников. Если соответствующие органы выяснят, что организация не обеспечила хранение личных карточек, например, в сейфе, то ей грозит штраф до 50 тысяч рублей.