Авансовые счета-фактуры — частые заблуждения бухгалтеров

Работникам бухгалтерии свойственны ошибочные убеждения относительно авансовых счетов-фактур. В этой статье мы постараемся разобрать их все, чтобы в дальнейшем избежать подобных заблуждений.

Первое заблуждение. Частичная оплата и отгрузка товара должны проводиться разными документами. На самом же деле, если интервал между предоплатой и отправкой продукции не превышает пяти дней, организации дозволяется оформить один счет-фактуру. На этот факт указывает и Минфин России в письмах № 03-07-14/65759 от  10.11.2016 года,  № 03-07-08/28182 от 12.04.2019 года, № 03-07-14/22553 от 29.03.2021 года. Однако, стоит отметить, что счет-фактура на предварительный платеж может не оформляться лишь в случае факта аванса и отгрузки продукции в пределах одного квартала.

При условии, что предоплата осуществляется в одном квартале, а отгрузка происходит уже в следующем, продавец должен оформить отдельно документ на предварительную оплату и счет-фактуру отгрузочную. В противном случае будет иметь место нарушение – занижение налога на добавленную стоимость в периоде, когда был проведен аванс, ведь поставщик не сможет начислить НДС с предоплаты.

Второе заблуждение. Счета-фактуры на предварительную оплату можно делать один раз в месяц.

При получении предварительного платежа за поставляемый товар, поставщик обязан выставить покупателю счет-фактуру на аванс. В Налоговом кодексе РФ прописано, что эта процедура должна быть проведена в течение пяти календарных дней.

Провести счет-фактуру на аванс последним днем месяца на ту сумму, которая должна быть отгружена покупателю, достаточно рискованно. Поставщик может получить штраф за такую оплошность, а также взыскания за неуплаченный НДС и пени. К тому же, в этом случае продавцу не удастся принять по бухучету доначисленный налог на добавленную стоимость по предоплате к вычету.

В разъяснениях Министерства финансов РФ № 03-07-11/65642 от  13.09.2018 года  сказано, что обыкновенные счета-фактуры разрешается выставлять единожды в месяц, при условии, что поставляемый товар в этом месяце идет непрерывно. Если же отгрузка производится не каждый день, а реже, следует проводить документы в течение пяти дней с момента отгрузки.

Бухгалтеру всегда следует проверять счета-фактуры на предмет критических ошибок. В этом случае можно избежать проблем с проверяющими органами. Некоторые недочеты допустимы, но существенные ошибки следует немедленно поправить, чтобы избежать трудностей с последующим вычетом НДС.

Третье заблуждение. Бухгалтера полагают, что в счет-фактуре на аванс непременно нужно помечать префикс А в номере, то есть нумерация счетов-фактур на предварительную оплату и счетов-фактур отгрузочных должна быть раздельной. Некоторые сотрудники даже настаивают на исправлении документа, не имеющего обозначения А.

Постановлением Правительства РФ № 1137 от 26.12.2011 года утверждены формы и правила заполнения документов, участвующих в расчетах НДС. Эти правила не содержат указания по порядку нумерации счетов-фактур в организациях, поэтому каждая фирма выбирает подходящий для нее метод с отражением его в своей учётной политике.

Министерство финансов РФ также придерживается мнения об отсутствии необходимости отдельной нумерации авансовых счетов-фактур. Документы на частичную оплату и отправку продукции должны нумероваться в сквозном порядке, считает главный орган исполнительной власти.

В связи с введенным в нашей стране с 8 июля текущего года механизмом прослеживаемости товаров Правительство РФ провело обновление форм счетов-фактур и регистров НДС. В соответствии с постановлением № 534 от 02.04.2021 года новые формы введены в действие с 01 июля 2021 года. Также изменения коснулись и книги покупок, продаж, журнала учета счетов-фактур – эти документы дополнили реквизитами по прослеживаемым товарам. С июля текущего года, если в бухгалтерии используются универсальный передаточный документ и универсальный корректировочный документ, организациям следует самостоятельно поменять эти формы.

Четвертое заблуждение. В графе «Наименование товара» следует отразить наличие предварительной оплаты. На самом деле в общих правилах по заполнению счетов-фактур отсутствует такое условие. Вполне достаточно в указанной графе прописать номенклатуру продукции, за которую продавец и получил аванс. Однако по просьбе покупателя позволяется в счет-фактуре отразить наличие предварительной оплаты или указать номер договора, на основании которого производится аванс.

В случае отсутствия в документе информации о частичной оплате, его можно признать авансовым следующим образом: в графе «Налоговая ставка» должно быть отражено значение 10/110 или 20/120. Это и есть подтверждение авансовой счет-фактуры. Если же стоит ставка 10 или 20% — это признак счет-фактуры отгрузочной.

Пятое заблуждение. Номер в платежном поручении можно не ставить. Дата и номер каждой документа на предварительную оплату – это непременные ее реквизиты, которые должны быть указаны в пятой строке документа. Покупатель не имеет право заявить о вычете НДС, если у поставщика эта строка не оформлена должным образом.

При наличии длинного номера у платежного документа, позволительно в счет-фактуре на аванс указать последние три цифры. Конечно, это идет вразрез с нормами ст. 169 Налогового кодекса РФ, но практически применяется достаточно часто и не является нарушением. Если последние цифры не нули, отказа в вычете НДС быть не должно.